Audyt. Wróg czy przyjaciel?

Według definicji audyt to niezależna ocena danej organizacji, systemu, procesu, projektu lub produktu. Innymi słowy sprawdza się, czy jego określony przedmiot jest zgodny ze standardami, przepisami prawa, normami i przepisami wewnętrznymi danej organizacji. Należy pamiętać, że nie jest to forma kontroli, wyszukiwania personalnych błędów czy udowadniania czyjejś winy.

1. Rodzaje

Wyróżniamy następujące:

  • wewnętrzny (inaczej pierwszej strony) – przeprowadzany przez wytypowanych do tego pracowników organizacji,
  • zewnętrzny (inaczej drugiej strony) – przeprowadzany przez klienta lub zainteresowaną instytucję.

2. Cechy

Ocena funkcjonowania systemu nie dotyczy pojedynczych osób, nie jest personalna – to zbadanie jak działa całość systemu. I tak też są opisywane – o ile się pojawią – nieprawidłowości. Wnioski przedstawiane są w sposób ogólny. Końcowy raport zawiera informacje co wymaga poprawy, może też wskazywać drogę którą powinien pójść przedsiębiorca aby usprawnić procesy w swojej organizacji. Ale jednocześnie powinien też pokazać dowody na to, że system funkcjonuje prawidłowo. Ponadto przeprowadzany jest tylko na podstawie wybranej częściowej dokumentacji – nie ma możliwości zbadania wszystkich dokumentów. Jego cechą jest powtarzalność. Abu wciąż doskonalić procesy i eliminować błędy konieczna jest tu systematyczność.

3. W jaki sposób jest przeprowadzany?

Aby sprawdzić jak działa organizacja niezbędne jest oczywiście sprawdzenie dokumentacji. Ale ważne i niezbędne jest też przeprowadzenie rozmów z pracownikami. To oni wskażą, jak wygląda ich dzień pracy, jak wykonują swoje obowiązki – a na tej podstawie można stwierdzić, czy działania te są zgodne z przepisami prawa i przepisami wewnętrznymi danej firmy.

Prawidłowo przeprowadzony powinien pozwolić organizacji rozwijać się oraz unikać w przyszłości powtarzania ewentualnych stwierdzonych błędów. Jeśli będzie przeprowadzony przez dobrze wykwalifikowanych profesjonalnych audytorów – może być źródłem nauki dla przedsiębiorcy, poprzez czerpanie z ich wiedzy i doświadczenia. Bo kto lepiej podpowie, jak powinna działać firma niż osoby, które gościły w wielu instytucjach, rozwiązywały występujące tam problemy – czyli mają duże doświadczenie zawodowe. Aby był efektywny warto szczerze wypowiadać się o wykonywanej pracy, pokazywać prawdziwą dokumentację, a następnie korzystać z wyciągniętych przez audytora wniosków. Wtedy okaże się, że audyt – https://www.pwc.pl/pl/uslugi/audyt.html to nie nasz wróg, a jednak bardziej przyjaciel.